"רגע, כל מה שתיארת כאן אפשר לעשות גם באימייל" ואני מחייך. זו התגובה השכיחה שאני מקבל אחרי שאני מסיים להציג ולתאר את נפלאות זרימת המידע בעזרת הטכנולוגיה החברתית וכיצד ניתן להגביר את הפרודוקטיביות על ידי שיפור התקשורת הארגונית וייעול תהליכי עבודה ודיווח.
האימייל הוא כלי ותיק (האימייל הראשון נשלח החודש לפני 40 שנה) ויש לו צדדים טובים: לכולם יש כתובת מייל, הוא קל לשימוש ונמצא בכל מקום. בקיצור, כולם משתמשים במייל וכולם כותבים לכולם. אבל,
כולם גם נתקלו בצד הפחות נחמד של האימייל – הצפה של מיילים. אתה מגיע בבוקר פותח את תיבת הדואר ונתקל בעשרות (אם לא מאה ויותר) מיילים חדשים שמחכים לך. חצי מהם הם רק לידיעה וניתן לרפרף עליהם, חלק נוסף הם תיאומי פגישות. נותרו מיילים הדורשים התייחסות. אז אתה עונה לחלק מהם ומה שנותר אתה מסמן כחשוב. בהמשך יום העבודה ממשיכים המיילים לזרום – משימות, עדכונים, שאלות , אישורים ופגישות. בסוף יום העבודה, רוב הסיכויים שהמיילים מהבוקר, אלה שסומנו כחשובים, עדיין נותרו בדואר הנכנס וממתינים למענה. בכך הם מצטרפים למיילים שטרם טופלו מהיום הקודם.
עכשיו נניח ואתה נדרש למצוא מייל ספציפי מלפני כשבוע, הנה מתבזבז זמנך על חיפוש ואיתור המייל.
ועוד לא הזכרתי את הפעולה הנוראית שנקראת ' השב לכולם', וגם לא המיילים שמגיעים לאן שלא צריך אותם ונחשבים כספאם
מתברר שלאימייל יש גם צדדים פחות טובים:
- ערוץ תקשורת פתוח, בלתי ניתן לשליטה ולא ממוקד – בשרשור הודעות יכולים להתחבר מספר שיחות בנושאים שונים כל זאת תחת נושא אחד
- אין תעדוף – כולם מקבלים אותה עדיפות. בתיבת הדואר הנכנס יכולים להיות אחד מתחת לשני מייל מהיו"ר ומייל מרכזת הגיוס
- לא ניתן לשמר ידע חשוב
- לא ניתן לבצע חיפוש
- מעסיק מזמנם של המנהלים בחיפוש מידע
- מעולה כשיחה מנקודה לנקודה הרבה פחות יעיל לשיחה מרובת משתתפים
אז מה האלטרנטיבה?
הנחת היסוד אומרת שהאימייל לא "ימות" כל כך מהר ,אם בכלל, אבל חלק ניכר מהנושאים העוברים במייל יכולים לעבור בצורה יותר אפקטיבית דרך הרשת החברתית הארגונית.
את רוב חסרונות האימייל שמניתי קודם ניתן לפתור על ידי שימוש בטכנולוגיה חברתית. על מנת להמחיש טענה זו, אתן דוגמאות משני כלים שסקרתי בעבר הבלוג והוויקי
הבלוג ככלי דיווח –
לבלוג מבנה דומה כמו המייל. יש שדה לנושא ויש שדה לתוכן כך שהשימוש בבלוג הוא לא משהו חדש למשתמשים. מאידך זהו הדבר היחיד הדומה בין הבלוג והמייל. כל פרסום מידע בבלוג נשמר ברשימה כרונולוגית של הרשימות שפורסמו תחת שם המשתמש ואם רוצים לאתר דיווח (או פרסום) פשוט נכנסים לבלוג של העובד ומוצאים. זה במקום לחפש באינבוקס את רשימת המיילים של העובד ומתוכם לדלות את המייל הספציפי.
בנוסף ניתן לתת משוב מיידי על ידי כתיבת תגובה המתייחסת לדיווח. הטוקבק (למרות הקונוטציות השליליות) הוא כלי מעולה למתן משוב מיידי המתייחס ישירות לכתוב, וניתן לנהל דיון שלם דרך רשימת התגובות. זאת במקום הפינג פונג שמתקיים עם תשובה בכפתור 'השב' במייל (או רחמנא ליצלן, כפתור 'השב לכולם').
יתרון נוסף שיש לבלוג מול האימייל שניתן לתייג את נושא הפרסומים. סיווג המידע נעשה ע"י צירוף מילות מפתח שישתנו בהתאם לנושא או המקום שבו נעשה בהם שימוש. המינוח המקצועי לפעולה זו הוא פולקסונומיה (אוסף של מילות תואר אשר משייכים אותם לנושא מסוים בהקשרים מסוימים אשר הוצעו על ידי משתמשים). בעזרת התיוג, השיטה השיתופית לסיווג של מידע, ניתן לאנדקס את הפירסומים כך שבפעולה אחת אפשר להגיע למקבץ פרסומים בנושא אחד משותף.
השימוש בבלוג בהחלט יכול לעזור לפתור מספר בעיות של האימייל:
- נגיש וקל לאיתור
- מונע שכפול של מידע
- מאפשר לקבל משוב מיידי וממוקד
- מסייע בשימור המידע והידע
- מוריד את רמת הספאם; מפחית העומס על שרתי הארגון
- מאפשר שימוש חוזר במידע
- ניתן לקבל עדכונים ב"דחיפה" למחשב האישי
הוויקי ככלי לכתיבה משותפת של מסמכים –
הסיטואציה של כתיבת מסמך על ידי קבוצת אנשים שמעבירים בסבב את המסמך במייל כקובץ מצורף מוכר לרבים. גם הקשיים שמלווים את התהליך ידועים לא פחות ("הערת למסמך מגרסא קודמת, אנא התייחס למסמך זה" – נשמע מוכר?).
למרות הכלים שקיימים במעבד התמלילים למעקב אחר שינויים ולמרות שניתן לשמור את הקובץ על פי מספר הגרסא, עדיין, כאשר קובץ נשלח למספר אנשים אשר צריכים להגיב, יש להשקיע המון אנרגיה על מנת לשמור על הנתיב והקובץ הנכון. שלא לדבר שההנהלה מנותקת מתהליך הכתיבה עד לקבלת המסמך הסופי שקרוב לוודאי יחזור חזרה לכותבים למקצה שיפורים וחוזר חלילה.
לעומת זאת שימוש בוויקי מאפשר לכל השותפים לכתיבה לוותר לחלוטין על שירותי המייל ולעבור לעבוד על אותו מסמך. כולל קבלת משוב מההנהלה תוך כדי תהליך הכתיבה.
יתרונות השימוש בוויקי ארגוני על פני אימייל
- מקור אחד מרכזי של ידע ארגוני
- שימור מידע עיסקי שבצורה אחרת יתכן שיופיע במפוזר באימילים ומסמכים מקומיים
- נגיש ומאפשר חיפוש ואיתור מידע
- פלטפורמה קלה לשימוש ועריכה
- ניהול גרסאות - ניתן לאתר הגרסא האחרונה והעדכנית
- קל לתקן טעויות וקיימות מערכות למעקב ובקרה אחר התוכן המוזן
מקווה שהצלחתי להעביר כיצד בעזרת כלי מדיה חברתית ניתן לשפר תהליכים, זרימת מידע ושימור ידע. הצגתי רק שני כלים כאשר למעשה כמעט כל כלי מדיה חברתית משפרים את מה שמסורבל במייל. המדיה החברתית מחברת בין אנשים ומאפשרת זרימת מידע חלקה יותר
קרדיט לתמונות: www.acando.com
