כותרת ההודעה לעיתונות הייתה שחברת הגנים לישראל החליטה להטמיע רשת חברתית ארגונית. ההודעה תיארה את צפיות החברה מהמערכת (שיפור בזרימת המידע הארגוני, הקלה על התקשורת הפנים ארגונית ותמיכה בשיתוף ידע), כיצד תעזור לארגון (מקשרת בין סניפי החברה המרוחקים) וכמובן תיאור מערכת המחשב הנוצצת שבחרה .

אני קורא על חברת הגנים לישראל (שם בדוי, השם האמיתי נמצא במערכת) ונזכר בציטטא מהסרט "שדה החלומות" בו קווין קוסטנר "מגלח" שדה תירס ומקים מגרש בייסבול מתוך ידיעה ברורה –     If you build it, they will come

ארגונים רבים נופלים כאשר הם רוכשים מערכת מחשב המאפשרת הקמת רשת חברתית מתוך ההנחה שלאור הצלחת השימוש הסושיאל "בחוץ" (ולרוב מתכוונים לפייסבוק), קל וחומר שהעובדים ישמחו לעבוד עם הרשת החברתית החדשה, ויתחילו מייד לשתף ברשת הארגונית . לרוב הם שוגים, והנה צץ לו הפיל הלבן.

אי אפשר להשוות בין שימוש אישי ברשתות החברתיות (תדיר עד כמה שיהיה) לשימוש ככלי עבודה – אילו שני דברים שונים בתכלית עם אינטרסים שונים והנעה לפעולה אחרת לחלוטין . זה גם לא משנה אם הרשת הארגונית נראית בדיוק כמו פייסבוק – התוכן, האינטרקציה, השיתוף, השיחות, המטרות… הכל שונה .

מה כן אפשר לעשות?

לאחרונה התחדדה אצלי איזו תובנה בנוגע לאתגרים בהטמעה. איך משנים את הגישה וההרגלים של העובדים משימוש באמצעי תקשורת מסורתיים (אימייל, פגישות פאקסים..) לתקשורת נוספת באמצעות הסושיאל. להפוך את התקשורת המסורתית בארגון לדיאלוג אינטקרטיבי.

לאחר שמקבלי ההחלטות אישרו להכניס רשת חברתית בארגון, וכולם מחייכים ומדברים על העתיד במונחי שיתוף, אינגייג'מנט, קובלבורציה, חדשנות ועוד ועוד.  מישהו (או משהו) צריכים לשכנע את העובדים להשתמש בצורה פעילה במערכת…..

מצאתי מספר גורמים  ששילוב שלהם מבטיח, בסבירות גבוהה מאוד, רשת חברתית ארגונית ההופכת כלי עבודה, נמצאת בשימוש כחלק משגרת היום ומשפרת את ביצועי הארגון:

ערך מוסף – השימוש ברשת חברתית הוא לא התנדבותי. צריך שיהיה מניע, אינטרס, ערך מוסף כדי שהמשתמש יוסיף תוכן. בפייסבוק לשם המחשה, יש לו המון ערכים מוספים לדוגמא, המשתמש מקבל עידכונים ממקורות שמעניינים אותו ושמח לשתף את חבריו. בארגון, הערך המוסף לעובד יכול לבוא כהוקרה מההנהלה, אפשרות להתבלט ולהתקדם, הפיכת עבודה סיזיפית לפשוטה ועוד.

אם "יהיה להם שווה" הם יבואו

תרבות ארגונית – צריכה להיות הלימה בין התרבות בארגון והאפשרויות שנותנת הרשת החברתית. ארגון צנטרליסטי עם מבנה ארגוני קשיח ללא הוקרה על הצלחות או פתיחות לביקורת, לא יצליח בהטמעת רשת חברתית אצלו, כי לא מדברים באותה שפה. אי אפשר לדבר על האפשרויות שנותנת רשת חברתית בארגון בלי שיהיה איזה מיתאם  למציאות היומיומית. אי אפשר לדבר על שיתוף בלי שהארגון פתוח לעקרון זה.

אם התרבות הארגוני מתואמת "לשפה החדשה" , הם יבואו

התאמה לצרכים - הרשת החברתית מאפשרת הזדמנויות רבות לצרכים שונים בארגון. הפתגם "תפסת מרובה לא תפסת" מתאים בדיוק לתיאור הבעיה. ארגונים נכשלים כשמנסים לפתור מספר נושאים בו זמנית. כשאין מטרה ברורה לא יודעים איך ולאן להתכוון.

מה עושים? מיפוי נכון של הצרכים, תעדופם ובחירת הצורך אותו רוצים לפתור (עדיף שיהיה רחב ו"כואב" לארגון). בודקים באילו תהליכי עבודה קיים הצורך הזה ומתאימים אותם לאפשרויות שהמדיה החברתית נותנת.לדוגמא אם רוצים לשפר התקשורת בין יחידות, נבנה להם זירות בהם יוכלו להחליף ידע. במקביל, בהטמעה של בלוגים, וויקי, שיתוף וידאו וכו' הכל יותאם ויכוון לצורך – שיפור התקשורת .                     ברגע שהמערכת מדברת בשפה של העובד ועונה על הצרכים שלו, הרבה יותר קל לו להתחבר אליה (בניגוד למערכת נוצצת אך כללית מידי )

אם זה "יתאים להם", הם יבואו

שיתוף משתמשים –  מדיה חברתית מתחילה באנשים. לכן, בניגוד למערכות אחרות " המונחתות" על העובדים, פה עדיף לשתף את המשתמשים. ליצור דיאלוג עם העובדים (המשתמשים העתידיים) עוד בשלב האפיון ולשאול אותם לדעתם מה חשוב, מה רלוונטי ומה שימושי. זה לא אומר שהארגון משנה סדרי עולם , מתעלם מצרכיו או מההתנהלות שלו.  אבל זה אומר שההנהלה קשובה  ומגיבה לדעות העובדים. במקרה זה, שיתוף המשתמשים העתידיים הוא winwin situation  - לארגון זה נותן מימד  נוסף ואפקטיבי בתכנון המערכת, ולעובדים זה מגביר את תחושת השייכות והמחויבות.

אם זה "ייגע בהם", הם יבואו

השתתפות הנהלה – נושא ברור מאליו אך בעייתי. בכירים הפעילים ברשת משדרים אמון במערכת, אמון שמחלחל בכל הארגון. בנוסף הם כמו מגנטים המושכים את העובדים להכנס למערכת ולקרוא את התוכן שהמנהלים מפרסמים. העובדים מצידם  מרגישים קירבה להנהלה כשבדרך כלל אין להם אינטרקציה איתה (ובכך גם גדלה הקירבה של העובדים לארגון). רק נושא זה לכשעצמו נותן לעובדים את הערך המוסף, האינסנטיב, להיות פעילים ברשת.

דרך הפעולה מול הבכירים היא ייחודית ואישית. אמנם בסיס הפעולה דומה, להראות את הערך המוסף משימוש במערכת, אבל האינטרקציה מותאמת למעמד ולרמת הידע והמעורבות של המנהל בתחום המדיה החברתית.

אם "הם יבואו", הם יבואו

מעל הכל לא לשכוח להיות עיקביים. זה לא שעכשיו כולם מתגייסים לקראת השקה, מתקשרים ומשתפים ואחרי חודש הכל חוזר לקדמותו, אלא שינוי ואימוץ של תרבות ארגונית משתפת ופתוחה שמתחילה למעלה, בראש הפירמידה.

רשת חברתית פנים ארגונית היא הזדמנות אמיתית לארגון להעלות את רמת התקשרות הפנים ארגונית ולהביא לשינוי אמיתי בתרבות הארגונית תוך התאמתה למה שמתרחש כיום. תכנון נכון של ההטמעה ואימוץ המערכת ישלב בקלות את המערכת בשגרת העבודה, יגביר את רמת האינגייג'מנט של העובדים ויעלה את רמת הביצועים של הארגון.


7 תגובות על ”אם נבנה את הרשת החברתית הארגונית נכון, הם יבואו“

  1. שרה אלמוג כתב:

    לכן אם אתה מנהל המנסה להכניס רשת חברתית לארגון בלי לחשוב איך אתה מתגמל
    את העובדים שלך עבור פעילותם ברשת ועבור רעיונות חדשים שהם יציעו לארגון אתה יכול "לשכוח" משתוף פעולה שלהם.

  2. אריק רייזר כתב:

    תודה רבה על התגובה המדוייקת
    לא נותר לי אלא על להסכים
    מודה שוב על החיזוק

  3. מייק כתב:

    האם פייסבוק מתגמלת את המשתמשים עבור פעילותם ברשת ? עצם השימוש צריך לייצר ערכים עבור המשתמשים. תגמול חיצוני לא יועיל.

  4. נתן זלדס כתב:

    מסכים לגמרי הן עם הקושי והן עם המתווה לפתרון.

    אשר לתגובה של מייק: בודאי צריך לייצר ערכים – אבל לא מדויק שתגמול חיצוני לא מועיל. ברגע שתצא שמועה בשוחות שבדיונים למעלה על הערכת העובדים השנתית ראובן הועדף על שמעון כי הוא יותר פעיל ברשת החברתית, די ברור מה יקרה (ראיתי את זה בהקשרים אחרים בעבר). זה לא תנאי מספיק אבל זה יועיל.

  5. בן ק כתב:

    נהניתי מאוד
    אינטליגנטי ומעניין
    ועם זאת כתוב בצורה פשוטה ונעימה
    תודה

  6. אריק רייזר כתב:

    תודה לך

  7. השיטוטים של אריק – 1.7.2012 | פורום ניהול הידע בישראל כתב:

    […] מה צריך לקחת בחשבון כדי שהרשת החברתית בארגון לא תהפוך לפיל לבן אם נבנה את הרשת החברתית הארגונית נכון, הם יבואו […]

הוספת תגובה