enterprise 2.0 co il

קיימת סבירות של פחות מ – 15% שעובדים הנמצאים במרחק של יותר מ – 15 מטר אחד מהשני, ישתפו זה את זה יותר מפעם בשבוע (כלל 50 הרגל – The fifty-foot rule – פרו' טום אלן  - Thomas J. Allen, MIT Press, 1977). למרות שהמחקר התפרסם לפני יותר משלושים שנה ואמצעי התקשורת התפתחו מאז, הכלל עדיין חי ובועט. תסתכלו מסביבכם ותיווכחו שרמת השיתוף בין עובדים בארגון הולכת וקטנה ככל שהם מתרחקים פיסית.

אז מה עושים? אי אפשר לשים את כל העובדים ברדיוס של 15 מטר (על אחת כמה וכמה בחברות גלובליות), איך בכל זאת יוצרים זירה לשיתוף מידע ? וויקי ! wiki! הוויקי (Wiki) היא מערכת ושיטה לבנייה ולניהול של מאגרי מידע. התוכן נכתב ונערך במשותף על־ידי הגולשים וכל אחד מהשותפים יכול להעלות מידע חדש כמו גם לעדכן ולשפר מידע שמישהו אחר יצר. השימוש המפורסם ביותר במערכת וויקי הוא ה“ויקיפדיה“ – אנציקלופדיה חופשית שערכיה נכתבים ומתעדכנים במשותף ובאופן חופשי על־ידי גולשי האינטרנט. אז איך זה משתלב בארגון?

מאגר מידע ארגוני הוויקי הארגוני יכול לשמש ככלי התיעוד בארגון. כל נושא אותו רוצים לשמר מקבל ערך וכל המידע אודותיו נשמר כרשומה בתוך המאגר. המידע יכול להיות על פעילות הליבה של הארגון אך יכול גם להכיל את קובץ הנהלים של החברה או כל הנחייה מנהלתית כמו הוראות למילוי טופס מחלה. השימוש במערכת וויקי קל ואינטואיבי: כל המידע נשמר בהיררכיה המאפשר בקלות לאחזר המידע, בד"כ קיים תוכן עיניינים בראש כל דף ובנוסף קיים מנוע חיפוש המאפשר מציאת המידע לא מאמץ.

כתיבה משותפת – כל עובד יכול לתרום אחד הדברים היפים במערכת וויקי שכולם שותפים.הייחוד בוויקי הוא תפיסת העולם שלו הדוגלת בהשקפה שידע הוא נכס הכלל, והמידע הנצבר במערכת משקף את הידע הקולקטיבי שנצבר בארגון באופן שיוויוני. כלומר, כל אחד יכול לספק ידע, כלומר לכתוב ערך במאגר המידע, וכן לדאוג לטיובו. הידע אינו נמצא רק בידי ”מומחים“, כל עובד יכול לערוך ולפקח שהתכנים יהיו ככל האפשר נכונים ואובייקטיביים.

קלות ופשטות שימוש מבנה הממשק של הוויקי פשוט ואינטואיטיבי. הכתיבה מתבצעת על גבי עורך בעל פונקציאליות דומה לוורד (MS-word) כך שלא צריך ללמוד מהתחלה השימוש. דוגמא נוספת לפשטות השימוש – קיימת האפשרות והעתיק ממסמך וורד ולהדביק בעורך של הוויקי. גם אפשרות העריכה והעדכון לא מורכבות: העלאת הערך לעורך, תיקון, פרסום וזהו.

ניהול ידע בארגון הוויקי מאפשר לקשור פריטי מידע שונים וכך נוצר הידע הארגוני. המערכת מאפשרת לשלב את פריטי המידע כקישורים (לינקים/ הייפרטקטס) וכך ליצור רשת של קשרים שהפרטים מקושרים אחד לשני. בנוסף פלטפורמת הוויקי מזמינה את העובדים לשתף מהידע האישי שלהם ולפרסם את הידע הסמוי, הנסתר, הקיים בראשם. שימוש נכון בוויקי נותן לארגון לפתח, לשמר, לשתף ולהפוך את הידע לזמין מוכוון מטרה.

הארגון שולט על איכות המידע למרות שהליך הכתיבה בוויקי הוא דמוקרטי וכל עובד יכול להשתתף ולכתוב, עדיין קיים תהליך לאישור המידע וניהול גרסאות (הסטוריית עדכוני המידע). כל מידע לפני שיפורסם יעבור הליך אישור המבטיח מערכת אמינה. מידע אמין הוא אחד התנאים הבסיסיים לשימוש מתמיד של העובדים בארגון השימושים בארגון רבים ומגוונים.

בעקבות הוויקיפדיה, השימוש בוויקי כאנציקלופדיה של הארגון הוא השימוש הטריוויאלי ביותר. כל חלק בארגון תורם את חלקו ובכך נוצרת האנציקלופדיה. למשל, עם פיתוח מוצר חדש כתבו אנשי המחקר את מסמכי האיפיון, המהנדסים תיעדו את שלבי הפיתוח, אנשי הייצור פירסמו את הנחיות הייצור, השיווק הוסיף את האסטרטגיה שלו וכן הלאה. בסופו של דבר נוצר תיק מוצר מהתכנון עד למכירות.בנוסף, קיימים שימושים נוספים ומגוונים: מילון מונחים, לקסיקון ארגוני, מקור ללמידה ולהדרכה, מדריך טיפול בתקלות ועוד. לסיכום, מערכת הוויקי אינה מושלמת. יש בה מספר נושאים טעוני שיפור(כמו אינדוקס מדיה חיצונית, טיפול במידע מורכב ועוד ) אך עדיין היא נותנת מענה רחב בכל הקשור לניהול המידע והידע בארגון.