נתחיל מהאמצע, פוסט זה לא מתמקד בטכנולוגיה. זה נכון שהטכנולוגיה החברתית פתחה את האפשרות לחבר בין אנשים, וזה גם נכון ש הרשת החברתית יושבת על מערכת טכנולוגית. אבל עדיין, היא מהווה את הפלטפורמה. רוב התהליך, באופן מובהק, הוא ארגוני (וזה לא סתם שהטכנולוגיה מופיעה בשלב השלישי מתוך תהליך בן חמישה שלבים). למרות זאת, כשאני מגיע לארגונים, השיחה קופצת מהר מאוד לפתרון הטכנולוגי. הבלבול נובע משתי סיבות עיקריות: 1) הטכנולוגיה החברתית נותנת לארגון המון אפשרויות לשיפור (שיתוף, תקשורת, מוטיבציה, אמון, ידע ועוד) וכל מקבל החלטה רואה אחרת את את הצרכים שלו. 2) בריחה מהצורך להתעסק ולהגדיר "איפה שכואב" בארגון תוך ציפייה שמערכת טכנולוגית תשפר ותתקן את מה שצריך.
שיטת ההטמעה שאציג בהמשך לא מתיימרת להמציא שום גלגל. יש לא מעט סיפורי הצלחה, מסגרות עבודה, איורים, ומפות דרכים בהם אני נתקל במחקר התמידי שאני עורך בתחום (שנראה לי גם טיפשי לא לשתף). חקרתי, עיבדתי ועיצבתי השיטה בה אני מאמין (הנמצאת בשיפור מתמיד ושמירת העדכניות שלה). האסטרטגיה שלה היא ללכת עם "קצב ההתבגרות" של הארגון. לעשות פעולות שמובילות את הארגון להבנות, תובנות ומוטיבציה לקלוט ולהמשיך לאמץ את הרשת החברתית. הארגון צריך לעבור סוג של התפתחות הדרגתית, הכרה והבנה לעומק של הצרכים, מה שצריך לשפר ובאיזה כלים אפשר לעשות זאת. כאשר הארגון נמצא ברמת מוכנות מספקת, בוחרים ומטמיעים מערכת טכנולוגית. אחרי ההשקה מתחקרים ומודדים את ההתקדמות (על סמך מדדים ולא הערכות) ,פועלים בהתאם לתוצאות ומרחיבים השימוש בארגון.
התכנית הטקטית היא תכנית בת על חמישה שלבים. תכנית מודולרית לחלוטין שמתאימה עצמה לארגון, למקום בו נמצא והמוכנות שלו להכנסת מימד חברתי.
שלב ראשון - מכירים את הארגון –שלב קצר אך הכרחי .
אמנם ההכרות עם הארגון התחילה עוד בשלב השיחות הראשוניות והבעיות אותן רוצים לפתור כבר הוצפו במהלך שיחות גישוש אילו. למרות זאת חשיבות שלב זה גבוהה. בשלב זה:
- מגדירים את מטרת העל, מהי הסיבה העיקרית שהארגון רוצה להטמיע רשת חברתית פנימית (בד"כ איפה ש"כואב" לארגון)
- ממפים את הארגון: מאתרים את השותפים שיעזרו לקדם ההטמעה ,מנסים לחשוף חסמים אפשריים, ואת המתנגדים האפשריים בארגון (שהם כמו האקדח שמופיע בשלב ראשון ויירה ברביעי)
- סוקרים את התהליך – שלב הכרחי, בו מתבצע תיאום ציפיות לפרויקט
- מאתרים את מנהל הפרויקט מטעם הארגון (והוא לא חייב להיות ממערכות מידע) ובעלי עיניין נוספים שיהיו נציגי הארגון במהלך ההטמעה.
שיעורי בית לשלב שני – צריך לתאר איך נראית ההצלחה. מה צריך לקרות כדי שהפרויקט יוגדר כמוצלח.
שלב שני – מתכננים את העבודה – שלב קריטי וחשוב
זה השלב בו יורדים מרמת המאקרו של השלב הראשון לרמת המיקרו. מהסתכלות על כלל הארגון להסתכלות לרמת היחידה הארגונית שתחובר ראשונה. זו גם נקודת הזמן בה הארגון מתחיל להבין את עומק האפשרויות של רשת חברתית ארגונית.
- הגדרה "מהי הצלחה" לפרויקט. איך תראה הטמעה מוצלחת? אילו בעיות ואתגרים תפתור?
- נקבע עם מי להתחיל. באיזו יחידה ארגונית יתחיל הפרויקט. נמפה את הפעילות, תהליכי העבודה והתהליכים העסקיים באותה
יחידה "נבחרת"
- לאחר שמכירים יותר לעומק (את הצרכים ופעילות הארגונית והעסקית) עוברים על האפשרויות שנותנת הרשת החברתית, מתאימים בין מגוון היישומים, כלי המדיה החברתית, לדרישות ולמציאות בארגון.
- עכשיו התמונה בהירה יותר, הכיוון ברור והעבודה המתוכננת יותר מוחשית – זה הזמן: לקבוע מדדי הצלחה, להגדיר "מדיניות" אחידה לשימוש ופרסום מידע ולתכנן תהליכי בקרה על ההתנהלות ברשת החברתית הפנימית
בסוף השלב יש לנו תמונת מצב מדוייקת של הצורך. באילו תנאים סביבתיים נפעל. באילו יישומים נשתמש ואיך נבקר את התהליך ונמדוד את הצלחתו.
התוצר העיקרי של שלב זה, שאנשי הארגון עברו משלב הדיבורים לתכל'ס. השיחה על רשת חברתית ארגונית היא כבר לא רק רעיון נחמד אלא משהו מוחשי שישתלב בפעילות היומיומית בארגון. בנקודה זו הארגון "מפותח" יותר ואפשר לדבר על הפתרון הטכנולוגי.
שלב שלישי – מתניעים את הטמעה – סוףסוף טכנולוגיה
כאמור שלב זה מתחיל כשאנשי הארגון "בשלים" יותר ומבינים את יישום הקונספט. אם כבר דיברנו וניתחנו את פעילות היחידה הארגונית, קבענו באילו כלים נשתמש והגדרנו תהליכי בקרה. כל שנותר עכשיו זה לבנות את הפלטפורמה.
- מעלים הנושאים למסמך דרישות (RFP – Request For Proposal) ומפיצים בין ספקי התוכנה. בוחרים ספק נבחר.
- מנהלים ומבקרים את תהליך הפיתוח באמצעות מסמך איפיון מקיף ותכנית עבודה מדוקדקת
במקביל לפיתוח המערכת, מתבצעים בארגון תהליכי off-line. אילו תהליכים שלא קשורים ישירות לתרגול המערכת (on-line) אלא תהליכים שבונים את אנשי הארגון סביב נושא קליטת, קבלת ושימוש ברשת חברתית פנים ארגונית. (התהליכים מתבצעים בעיקר כסדנאות ומפגשים עם העובדים)
- הפעילות הראשונה והחשובה ביותר מבחינתי היא להפוך את צוות העובדים לקהילת עובדים. זו לא רק סמנטיקה, זה שינוי שמסמל קישור בין העובדים , הגברת האמון בינהם, הנעה לשיתוף מידע. זה יוצר שפה חדשה בארגון. שפה שמאחדת את העובדים ומכוונת אותם לאותה תכלית.
- פעילויות נוספות – בניית ערוצי תקשורת, יצירת תנאים לדיאלוג פורה, דגש על נושא שיתוף, הצגת מדיניות הארגון והציפיות מהעובדים ועוד ועוד
עם התקדמות הפיתוח נקיים הדרכות על גבי המערכת ונתרגל השימוש בה. פעילות on-line. שלב זה לא אמור להיות ארוך היות ורבים מהמשתמשים מנוסים (מן הסתם) בשימוש ברשתות חברתיות, עיקר שלב זה מתמקד באיזה מידע לפרסם, כיצד והיכן. כל זאת על מנת שהמערכת תצבור ידע כבר מהשלב הראשון שלה (שיפור מיידי)
- חשוב לציין כי גם ההנהלה הבכירה עוברת תהליך פרטני לחשיפת המערכת
זהו, מוכנים להשקה
שלב רביעי – מאמצים את המערכת – שיווק פנימה
שלב זה מתחיל בהשקת המערכת
- חולצים את בקבוקי השמפנייה ומשיקים בתרועה את המערכת. מבצעים השקה רועשת המלווה בפעילויות שונות שיגבירו את הנראות של המערכת וייצרו באזז בתוך הארגון.
- מפעילים תכנית שיווק פנים ארגונית שתתמוך באימוץ המערכת בטווח הקצר והבינוני. אילו פעולות יש לבצע על מנת לשמור את הנושא "חם" ולעודד השימוש (לדוגמא הצגת דוגמאות מוחשיות, 'סיפורי הצלחה' בפורומים שונים או איתור early adaptors – משתמשים זריזים שאימצו ראשונים את המערכת ו"לפתח" אותם)
- מעודדים המנהלים הבכירים להיות מעורבים ברשת ולהשתתף בשיחות
- ממשיכים בפעילות off- line אבל הסבב זה בפרספקטיבה אחרת. הפעם עם התייחסות למערכת הקיימת והאפשריות אותה נותנת
- תומכים במשתמשים ומפעילים 'help desk'. מערך תמיכה לפניות העובדים המשתמשים. מונעים את האפשרות של אי שימוש בגלל חוסר הבנה.
בסוף שלב זה המערכת עובדת, מייצרת מידע וידע וניתן לבחון את יישום תכנית ההטמעה
שלב חמישי – בוחנים את הפעילות – מודדים ומתחקרים
אחרי שהמערכת "צברה קילומטרז'" ובעלת נפח מספיק על מנת לייצג התנהגויות, נתחיל לבחון את כל התוכניות שקבענו בשלב השני . האם מתאימות למציאות החדשה, זו שאחרי שילוב הרשת הרשת הפנים ארגונית. זהו שלב שמלווה לאורך התפתחות השימוש במערכת ומאפשר שיפור מתמיד והתאמה למציאויות חדשות.
- ראשית, נבדוק האם מתקיים תנאי ההצלחה
- שנית, נפעיל המדדים. נמדוד את התנהגות בפועל על מנת לקבל תמונה מדוייקת האם עומדים ביעדים
- בנוסף, נבדוק האם המדיניות שנקבעה מכסה את כל התחומים או לחילופין מסורבלת מידי
- נתחקר האם הכלים שסופקו מכסים את הפעילות וההגדרות
- נתשאל עובדים לגבי מידת שביעות רצונם מהמערכת
מתוצאות התחקיר נפיק לקחים ונתאים את התוכניות למציאות בשטח (לעיתים אף נעלה גרסא חדשה של המערכת).
זה השלב בו מחליטים איזה חלק נוסף בארגון מתווסף למשתמשי המערכת וחוזרים לשלב א'. תהליך ההרחבה אמנם יהיה, מן הסתם, זריז יותר אך חשוב לכסות את כל השלבים על מנת להבטיח רמת הטמעה אחידה וגבוהה
לסיכום, זו רק "הצעת הגשה". אין ארגון הדומה לשני ואין סיכוי שאפשר לשכפל את העשייה בין ארגונים. לכל ארגון (ואף הדומים ביותר) יש סדרי עדיפות שונים וכוחות פנים ארגוניים אחרים. הדבר היחיד שדומה בכל הארגונים הוא שהטמעה המתרכזת בטכנולוגיה סופה להיכשל.הצלחת פרויקט הטמעת רשת חברתית פנים ארגונית תלויה במוכנות הארגון והיערכותו לקבל מערכת שכזו
הזמינו עכשיו לחברה שלכם הרצאה בנושא רשת חברתית פנים ארגונית
