אם תשאלו אותי איך אני רואה כיום את מצב ההטמעות של רשתות חברתיות ארגוניות בשוק המקומי, התשובה שלי תהיה כמו עדר של פילים לבנים.
אצלינו התחום אמנם נמצא עדיין בחיתוליו, אבל שומע על עוד ועוד ארגונים שרכשו (או פיתחו) פלטפורמות של רשתות חברתיות ארגוניות שלא הצליחו להתרומם ולא משתמשים בהם בצורה מאסיבית, אם בכלל.
תמונת המצב מחזקת את העובדה שכנראה הארגונים לא הבינו ולא הפנימו כי רשת חברתית ארגונית היא לא עוד מערכת מחשב. זה לא שאפשר לשים טכנולוגיה חדשה, לעשות הדרכות ולהתחיל לעבוד.רשת חברתית היא רק הפלטפורמה, המנוע העיקרי הם המשתמשים. לכן כשבאים להטמיע רשת חברתית ארגונית אי אפשר להתקין אותה, לעשות כמה פעולות ולקוות שהעובדים יתחילו להשתמש (כי הם לא).
הסיבות העיקריות להווצרות הפילים הלבנים
הסיבה הראשונה היא הפער. המרחק בין הציפייה והמציאות. ארגונים חושבים לאור ההצלחה והשימוש ברשתות החברתיות הציבוריות, הם פשוט ישימו פלטפורמה של רשת בארגון, העובדים מייד ישתתפו וישתפו (כי גם ככה הם משתפים בפייסבוק) והמידע יזרום בארגון. ברוב המוחלט של המקרים הם טועים, העובדים לא נכנסים.
וזה לא בגלל שיש להם בעיית משמעת פשוט אין להם בשביל מה להכנס. בניגוד לפייסבוק שם הם מקבלים המון ערך מוסף משיתופי המידע בין חבריהם, בארגון הם לא מקבלים הרבה מהקולגות שלהם (במיוחד אם הם לא נמצאים שם).
<כתבתי בעבר על מספר פעולות שהארגון צריך לבצע על מנת להניע את העובדים להשתמש במערכת>
הסיבה השניה היא המיקוד. מגוון האפשרויות שנותנת הרשת החברתית הארגונית. לרוב זה יתרון אך במקרה שלנו זה גם חסרון. רשת חברתית ארגונית יכולה לייעל את העבודה, לשפר את התקשורת (פנים וחוץ), להציף מידע חשוב, ליצור ידע ארגוני, לחזק הקשר בין העובדים, ליצור אינגייג'מנט,לייצר חדשנות, לחזק את הקשר עם ההנהלה ועוד. עושר הפתרונות יכול לסנוור את הארגון,שכמובן ירצה הכל, אבל אי אפשר לקבל הכל ישר עם ההשקה, יש צורך בתהליך מדורג. להתמקד בדרישה אחת ולהתחיל לתכנן משם.
הסיבה השלישית היא התכנון. היות ורשת חברתית היא לא מערכת מחשב מסורתית, אנו נדרשים לשנות את קו המחשבה אליו רגילים כשבאים להטמיע טכנולוגיה חדשה בארגון. זה לא עוד ניהול פרויקט כזה או אחר. מעבר לטכנולוגיה יש סט שלם של פעילויות המכוונות למשתמשים (אין משתמשים, אין תוכן) שמטרתם להגדיל את אימוץ המערכת והשימוש בה. חוסר תכנון של כל האספקטים בתהליך ההטמעה גורם לכשלון.
לכן, לפני שמתחילים מומלץ שתהיה תוכנית מפורטת של ההטמעה עם יעדים ופעילויות (ישירות ועקיפות) שעוברים בדרך.
(טיפ – הטמעה רחבה בכל הארגון מועדת לכשלון. מומלץ להתחיל עם פיילוט מצומצם ומשם להתרחב לכל הארגון. או כמו שאני אומר לחשוב גדול, לפעול בקטן)
שלושת השאלות שארגון צריך לשאול את עצמו לפני הכניסה לפרויקט סושיאל
אז רגע לפני שרצים לקנות טכנולוגיה ושנייה לפני שמשיקים אותה בארגון, חשוב לעצור לרגע ולחשוב.
היום ההתעסקות במדיה חברתית היא טרנדית ונחשבת "סקסית", אבל כאשר המערכת מעלה אבק על המדף אף אחד לא השיג את המטרה – שיפור ושדרוג הארגון ופעילותו משימוש ברשת החברתית הארגונית
רק אחרי שיש תשובות מגובשות (עם הסכמה רחבה ככל האפשר) לשלושת השאלות, אפשר לגשת, להתחיל לתכנן את ההטמעה ולהנות מפירותיה העתידיים.
1. מה הצורך?
למה בעצם צריך רשת חברתית בארגון? במה יכולה המערכת לעזור? מה היא תיתן? איזו בעיה היא אמורה לפתור?
דיברתי קודם על עושר הפתרונות שהרשת הפנימית מאפשרת. להטמיע רשת חברתית בארגון לפני שקובעים מה רוצים להשיג זה בדיוק כמו לשים את העגלה לפני הסוס. הגדרת הצורך היא המפתח להפעלה נכונה של הרשת. היתכוונות לפתרון הצורך יאפשר לקבוע איך להתחיל, ולתת כיוון ודרך פעולה להטמעת הרשת בארגון.
יש לא מעט צרכים ארגוניים, ואני יכול למנות למשל: לחבר בין עובדים הנמצאים במקומות שונות / סניפים, לשפר את התקשורת הפנים ארגונית, לחבר את המידע שמתקבל מהלקוחות עם יחידות הארגון המתאימות,לאתר מומחים, לייצר מידע שיתופי, לחזק את הקשר של העובדים בינהם ועם הארגון ועוד ועוד.
מומלץ לבחור צורך אחד (רחב ככל שיהיה) ולהתחיל משם, את שאר הצרכים אפשר להשיג בקלות יחסית אחרי שהעובדים משתמשים ברשת
2. האם הארגון מוכן להכנסת מערכת שיתוף מידע?
האם החתך הדמוגרפי של העובדים יאפשר הכנסת רשת חברתית? האם יתר חברי ההנהלה והמנכ"ל יאמצו את הרשת?עד כמה התרבות הארגונית מעודדת שיתוף? פתוחה לשינוים? להקשבה לעובדים?
יש לתת את הדעת האם הארגון בשל להכנסת מערכת שמקשרת בין העובדים ומאפשרת להם לשתף מידע וידע.
זה לא אומר שבארגון עם תרבות ריכוזית מאוד או שמרבית העובדים מדור הבייבי בומרס או ה X אי אפשר להטמיע את המערכת, זה רק אומר שנדרשת פעילות מיוחדת והתכוונות אחרת במהלך ההטמעה.
3. איך אפשר למדוד את השינויים והשיפורים?
האם אפשר למדוד את מה שאני רוצה להשיג? מה תחשב כהצלחה? איך אפשר לאמת עמידה ביעדים?
על מנת למקסם את תהליך ההטמעה והאימוץ בארגון, חייבים לקבוע סט מדדים שניתן למדוד במהלך התהליך ולשפר את תוכניות הפעולה.לא מספיקה הערכה לגבי מידת השתתפות או האינטרקציה בשביל לקבל אומדן.
את הפעילות ברשת החברתית ניתן לנטר, לנתח ולהציג התוצאות. את הפעילות הארגונית ניתן למדוד ולראות ההתפתחות בארגון. המדדים יכולים להיות הטריוואלים ביותר כמה כמה נכנסו למערכת, כמה מילאו פרופיל אישי, כמה פוסטים פורסמו וכו' ועד למדדים יותר עמוקים כמו כמה שעות של ישיבות צוות נחסכו כתוצאה מתהליך שיתוף נכון , כמה כסף נחסך על נסיעות ותקשורת כתוצאה מגישור על פערים גיאוגראפיים וכיוב'
כל דבר ניתן למדוד, רק חשוב להגדיר קודם מה רוצים למדוד
המענה על שלושת השאלות הוא לא מובן מאליו. הן נוגעות ברבדים עמוקים של הארגון (כמו תרבות למשל) ודורשות לא מעט אומץ על מנת לדבר על בעיתיות ואתגרים שהארגון עומד בפניהם.
אחד מהקשיים העומדים בפני מקבל ההחלטות שהוא כ-איש הארגון נדרש להסתכל פנימה באוביקטיביות (ולהמנע מפוליטיקה פנים ארגונית). לעומת זאת כאשר מגיע אדם חיצוני הרבה יותר קל לו לנסח את הנקודות הבעייתיות.
אחד מהשירותים הניתנים על ידי הוא ליווי ועזרה למקבלי ההחלטות לגבש תוכנית פעולה להטמעת רשת חברתית ארגונית עם כל המשמעויות שמגלמת בתוכה. אתם מוזמנים ליצור קשר על מנת לשמוע פרטים נוספים
באותו הנושא, אולי יעניינו אותך הפוסטים הבאים:
>> 5 אבני דרך להטמעה מיטבית של רשת חברתית בארגון
>> אם נבנה את הרשת החברתית הארגונית נכון, הם יבואו
>> הטמעה כושלת באחת היא הטמעה מוצלחת בשניה – 5 לקחים להטמעה מוצלחת של רשת חברתית ארגונית
>> הרצאות וסדנאות למנהלים וחברי הנהלה בנושא הארגון המרושת
