לפני כמה שנים נפגשתי עם מנהלת תקשורת פנים ארגונית בניסיון לעניין אותה ברעיון הרשת הפנימית. אני לא זוכר הרבה מהשיחה אבל זוכר סצנה אחת. זה קרה כאשר אמרתי לה שכמו שאני רואה את התפתחות הסושיאל בארגונים, לדעתי, היא יושבת בתפקיד מעולה שהולך להיות תפקיד מפתח ומוביל בארגון. אז היא חייכה ושתקה. זו התגובה שנחרטה לי בזכרון. עד היום עוד לא הבנתי אם זה היה חיוך סקפטי או חשבה שאני חולם, ואולי חיוך ציני כשחשבה שאני מנסה בחנופה "למכור" לה משהו. התחושה העיקרית אותה אני זוכר, שלא הצלחתי להעביר את המסר. היום היא כבר מנהלת בכירה ומוערכת בתחום. אני מניח שלא תזכור את זה אבל  אני מבין יותר ויותר, מה שראיתי אז, מקבל היום צורה ממשית.

אז מהו הזינוק הדיגיטלי ? או כמו שנהוג לכנות את זה טרנספורמציה דיגיטלית (Digital Transformation). מדובר בדרך ובצורה שהארגון מאמץ ומשתמש בטכנולוגיות דיגיטליות כדי להביא שיפור  עיסקי  ניכר. למעשה הטכנולוגיות הדיגיטליות הן כבר חלק מחיינו, למשל המובייל, המדיה החברתית, הענן והרשתות. האתגר הוא איך לנצל את האמצעים הדיגיטליים פנימה לארגון להתייעלות תפעולית, ליצירת מודלים עסקיים וניהוליים חדשים ולהעלאת שביעות רצון לקוחות שיביאו בסופו של דבר להעלאת הרווחיות

אימוץ הדיגיטל יכול לבוא בחשבון בכל יחידות הארגון, אבל אצל אנשי התקשורת הפנים ארגונית הקפיצה היא מהגדולות והמשמעותיות בארגון.

הזינוק דיגיטלי

עד לאחרונה, מרבית התקשורת הפנים ארגונית התנהלה מלמעלה למטה: ניוזלטר, אינטרא-נט, פורטל, מיילים וכו'. זו צורת התקשורת השכיחה, כך מועברים המסרים והעדכונים לעובדים. בצורה חד כיוונית. הדיגיטל הופך למעשה את התקשורת לדו כיוונית. המונולוג הופך לדיאלוג ,הזמינות עולה, העובדים מחוללים שיחה, כולם מחוברים. נוצר מצב בו למעשה מנהל התקשורת הפנים ארגונית יושב על צומת חשוב ומרכזי של זרימת מידע בארגון. אדגים את זה על ארבעת הטכנולוגיות שהזכרתי קודם ואיך תורמות לתקשורת בארגון:

מובייל – השימוש הרחב בטלפונים חכמים והוזלת מחירי הטאבלטים הביאו לעלייה במספר העובדים בעלי מכשיר כזה או אחר. מצב שפותח שתי הזדמנויות חדשות: הראשונה, אפשרות להתחבר מכל מקום למערכות הארגון, גם עובדים שאין להם מחשב שולחני זמין כל הזמן.  השניה, להיות זמין למידע כל הזמן. לא צריך לחזור למשרד כדי לקרוא מייל, הכל נמצא בכף היד.

מדיה חברתית – רכיבי המדיה החברתית מאפשרים לשתף מידע ולהגיב עליו. כך נוצרים ערוצי תקשורת נוספים בארגון .הכיוון הוא כבר לא מלמעלה למטה אלא בכל הכיוונים, מנהל התקשורת אינו היחיד שיוזם את השיחה.  העובדים יכולים לחולל שיחות על ידי שיתוף תוכן (למשל שיתוף מדיה). להעביר מידע לקבוצה רחבה של עובדים (טוויטר/ ווטסאפ ארגוני), ליצור שיחה בקבוצות דיונים עם יכולות מתקדמות ועוד.

ענן – מבלי להיכנס לטכנולוגיה והשימושים שלה. הדבר הראשון הוא האפשרות לשימוש בשטח אחסון עצום שהולך איתך לכל מקום. התחברת לאינטרנט, אתה מחובר, המידע אצלך.זה אומר שרמת פוטנציאל השיתוף של העובדים עולה כי אין מגבלת מקום לשתף קבצים גדולים. רמת השיחה והאפשרויות שלה עולה באופן ניכר

רשתות חברתיות – רשת חברתית בארגון, אחד הגורמים המשמעותיים בשינוי דפוסי התקשורת בארגון. כאשר העובדים מחוברים  הרי שהמידע זורם בינהם, עובדים נוספים נחשפים לפריטי המידע השונים, קיימת אפשרות לתקשר בצורה ישירה, דו כיוונית ולא רק דרך תיבת המייל או הודעה אישית בפורטל. זוהי החדשנות, כאשר המסרים יכולים להגיע לכל עובד באשר הוא, המידע מגיע והופך לידע ארגוני הנגיש לכלל העובדים (יש לא מעט יתרונות נוספים לרשת הפנים ארגונית, הפעם מתמקד בתחום התקשורת הפנים ארגונית)

ההזדמנות הדיגיטלית

קודם סקרתי איך הדיגיטל משנה את הסביבה הארגונית, ומה זה נותן לתקשורת הפנימית. שוב, השינוי הקריטי ביותר הוא שהתקשורת בארגון הופכת לדו כיוונית. מה שאומר שמנהל התקשורת הפנים ארגוני כבר לא עוסק רק בהעברת תכנים ומסרים מההנהלה לעובדים אלא עוסק תכלס בתקשורת בינאישית עם העובדים והמנהלים.

ניהול נכון של הדיאלוג שנוצר, פותח בפני אנשי התקשורת הפנים ארגונית תחומים המרחיבים את תחומי אחריותם. במקביל מאפשר להם לתרום לארגון מעבר להגדרות התפקיד הרשמי שלהם.

 

6 תחומים בהם הדיגיטל הופך את התקשורת הפנים ארגונית אקטיבית ומביאה לשיפור בארגון:

1. אינגייג'מנט של עובדים – כאשר הדיאלוג מנוהל כמו שצריך, עובדים מרגישים שמקשיבים להם, שיש להם קול, ששומעים אותם, שמכירים בהם בתור 'אנשים' ולא 'משאבים'. בכך מתהדקת תחושת השייכות שלהם לארגון.

2. חיזוק הקולבורציה -כשעולה השייכות, עולה רמת האמון של העובדים. כשהאמון עולה, עובדים נוטים יותר לשתף. אותם שיתופים יוצרים בסיס מידע המאפשר לעובדים להתחבר בינהם ולמצוא  שיתופי פעולה לפתרון אתגרים. עובדים משתפים,  עובדים מחוברים, המידע מתפשט, מגיע לעמיתים. יתכן מצב בו עובד אחר יראה את הפרסום ויוכל לסייע. זו תחילתה של תהליך קולבורציה חדש וכך הלאה. הכל יכול להתחיל בתקשורת הפנים ארגונית. באותו עניין, קיימות מערכות רבות לקולבורציה, זה מוצר קלאסי לתחום התקשורת הפנים ארגונית, וברור שמנהלי התקשורת צריכים להוביל את ההטמעה בארגון

3. שיפור ביצועים  - זה שילוב של שני הסעיפים ביחד או כל אחד לחוד. כשמידע זורם בארגון, אין כל ספק שמשהו משתפר. זה יכול לבוא ביעילות, תקשורת, תפוקה, התלהבות, רוח צוות ועוד ועוד. ושוב, תקשורת נכונה שמובילה להגברת האמון והשיתוף. כשהמידע זורם הארגון מתפקד טוב יותר.

4.  קהילות עובדים - מה זה ניהול ערוצי תקשורת? כשהעובדים מחוברים בינהם בכל צורה שהיא, נוצר מצב שמעבר לערוצי המידע של הארגון (אנכי) נוצר חיבור של עובדים (אופקי) שחולקים תחום עיניין משותף  AKA קהילה. לא צריך להבין את התוכן המקצועי. צריך לעקוב אחר המתרחש, להיות עירניים, להיות שם. במקביל לפעול לייצירת קהילות חדשות שיתנו לעוד עובדים אפשרות לשתף. הקהילה הוירטואלית  "נפגשת" לרוב בקבוצת דיון או קבוצות עיניין או פורומים. וכאמור היום יש דור חדש של קבוצת דיון.

5. שיווק פנים ארגוני – בצד הניהול האקטיבי של התקשורת יש גם את הצד הרך יותר. הטמעת מידע ארגוני. "לעשות קמפיינים" של מסרים מההנהלה לעובדים. להיות פעילים באותם ערוצי תקשורת ולשתף מידע שלדעתכם חשוב לשתף.זה יכול להיות למשל הטמעת ערכי הארגון, כיוונים עתידיים, הדגשת נושא מסויים ועוד.

6. מדידת אפקטיביות – כל התנהלות דיגיטלית בארגון ניתנת לניטור. לא מדבר על חיפוש עובדים אלא בדיקת התנהלות המידע, אחוזי שימוש, אחוזי השתתפות, זיהוי משתתפים ותכנים פעילים ועוד. מתקבל המון מידע שיכול לעזור מצד אחד למדוד את התרחש ולהיות עם אצבע על הדופק. אבל גם מצד שני, למדוד את יעילות ה "קמפיינים" הפנים ארגוני והטמעת המסרים.

אני בטוח שאפשר להוסיף עוד לרשימה אבל, עבורי, אלה התחומים הנמצאים במקומות הראשונים.

ועכשיו ניזכר באותו חיוך מסתורי של אותה מנהלת (שאני מוקיר מאוד) ותגידו בעצמכם, האם כאשר חלק מהתקשורת הופכת לדו כיוונית ויוצרת ממשק יומיומי בין העובדים, האם מנהל התקשורת לא הופך ליותר משמעותי בארגון? האם לא הופך לדמות מפתח עבור ההנהלה? האם לא הופך לתפקיד מוביל?  לדעתי באופן ודאי כן.

 


הוספת תגובה